In programma 10 Bedrijfsvoering en Inkomstenbronnen zijn we nader ingegaan op de realisatie van de bestuurlijke doelstellingen voor de bedrijfsvoering voor 2023 op basis van ambitie en ontwikkeling.
In deze paragraaf wordt een aantal inhoudelijke en organisatorische ontwikkelingen binnen de bedrijfsvoering aangestipt die in 2023 zijn gerealiseerd en/of opgepakt.
Met ingang van de jaarrekening 2023 legt het college in deze paragraaf verantwoording af over de rechtmatigheid. Dit is een nieuw onderdeel van de paragraaf bedrijfsvoering.
Toekomstbestendige organisatie en bedrijfsvoering
De focus in 2023 is gericht gebleven op het doorontwikkelen van de organisatie naar een wendbare organisatie en gelijktijdig de bedrijfsvoering zo efficiënt mogelijk te houden. Omdat ontwikkelingen in de maatschappij heel snel gaan en de oplossingen complexer worden, sneller en adequater in kunnen spelen op de maatschappelijke veranderingen om ons heen. Ook gelet op de huidige arbeidsmarktkrapte, die de komende jaren alleen maar zal toenemen, is de opgave waar we als organisatie voor staan: anders werken, d.w.z. nog efficiënter, innovatiever (denk aan robotisering), meer digitaal en minder onnodige regels. Uiteraard doen we dit om de dienstverlening aan onze inwoners en bedrijven niet alleen nu, maar ook in de toekomst op pijl te houden en te verbeteren. In dat kader zijn een aantal zaken te benoemen.
Per 1 -1-2024 is de omgevingswet in werking getreden. In 2023 is er hard gewerkt om daar als organisatie klaar voor te zijn. Er is geïnvesteerd in werkprocessen, medewerkers en communicatie richting de samenleving over de veranderingen die de omgevingswet met zich meebrengt. Het jaar 2023 is gebruikt om op basis van de praktijk de werkwijze waar nodig te verbeteren en nieuwe ICT systemen te implementeren. Ook zijn de medewerkers opgeleid in de letter én de geest van de wet.
Als onderdeel van het programma om het subsidieproces te verbeteren is in 2023 toegewerkt naar het per 1-1-2024 realiseren van een centraal gepositioneerd subsidiebureau. Dit subsidiebureau verzorgt en coördineert voor de gehele gemeente de subsidies op inhoud en proces. Tevens zijn medewerkers opgeleid en is gewerkt aan de actualisatie van de gemeentelijke website.
Procesmanagement vormt een belangrijke opgave om als organisatie in te kunnen spelen op de arbeidsmarktkrapte en tegelijkertijd de dienstverlening minimaal op peil te houden. Digitalisering en robotisering bieden kansen om het werk slimmer te organiseren.
De gemeente Emmen ziet opgavegericht werken als belangrijke beweging naar een meer wendbare organisatie. In 2023 is een groot deel van de organisatie bereikt met opleidingen, zoals methodieken voor projectmatig en programmatisch creëren. Bij de start van nieuwe opdrachten werken we steeds meer met deze methodieken en ook in de praktijk zijn de eerste effecten zichtbaar in hoe we anders en professioneler werken aan tijdelijke opgaven. De ervaring die we opdoen delen we met elkaar en zo leren we als organisatie. Het deelproject informatievoorziening tijdelijk opgaven is opgeleverd en heeft daarmee de specificaties ontwikkelt voor de verdere inrichting van een informatiesysteem voor tijdelijk opgaven in 2024. Met het project portfoliomanagement brengen we sturing, prioriteitstelling en focus aan op de opgaven die we oppakken. Het gesprek daarover wordt steeds meer gevoerd. Op alle niveaus in de organisatie. Zo werken we toe naar een gemeentebreed afwegingskader in 2024.
Als het gaat om ontwikkeling van medewerkers en teams is in 2023 ingezet op strategische personeelsplanning, stimuleren van opleidingen en het nieuwe werkgeversmerk. Alle drie zijn belangrijk om als organisatie in te kunnen spelen op de arbeidsmarktkrapte en de veranderingen in het werk waar medewerkers en teams mee te maken krijgen.
Financieel
Het totale nadelig resultaat op bedrijfsvoering bedraagt € -1.4 mln. en is verdeeld over de posten loonsom, inhuur, overhead en overige bedrijfsvoeringsposten. Gezien de opgaven in de bedrijfsvoering, die ons als gemeente Emmen de komende periode staan te wachten, is besloten het saldo van de reserve bedrijfsvoering niet aan te wenden om het tekort neerwaarts bij te stellen.
Het saldo van de loonsom en inhuur bedraagt € -0,45 mln. en bestaat uit een voordeel op de loonsom van € 0,75 mln. en een nadeel op inhuur van € 1.2 mln. Dat betekent dat we de taakstelling die we hebben opgenomen op personeel van 0,5 mln. euro, niet kunnen halen.
Het bedrag aan inhuur in 2023 bedraagt € 12,4 mln. Dit is 16,5% van de begrote loonsom (€ 75,2 mln.). Van de totale inhuur wordt een groot deel veroorzaakt door de capaciteitsvraag in projecten en programma's. De verwachting is dat dit komende jaren gezien de opgaven die op ons afkomen zal toenemen. Vanuit het Rijk, de provincie en Europese regelingen worden hiervoor via specifieke uitkeringen middelen beschikbaar gesteld. Daarnaast speelt de krapte op de arbeidsmarkt een belangrijke rol; sommige vacatures zijn moeilijk te vervullen en de werkzaamheden kunnen dan alleen worden uitgevoerd middels externe inhuur. Ook was er sprake van externe inhuur bij noodzakelijke vervanging i.v.m. ziekte.
De overhead resulteert in 2023 in een nadeel van € 1 mln. en is voor het grootste deel het gevolg van ICT investeringen, onvoorziene prijsstijgingen en gestegen energiekosten.
Tevens is er in 2023 veel geïnvesteerd in opleidingen, trainingen en workshops voor medewerkers. Het budget vorming, training en opleiding (VTO) is 1% van de loonsom en deze laat voor 2023 een kleine overschrijding van € 32.000,- zien.
Rechtmatigheid
In hoofdstuk 3 van het jaarverslag is de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 15,3 miljoen. Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. Zie hiervoor het onderstaande overzicht.
Omschrijving onrechtmatigheid | Fouten afgerond op miljoenen euro’s | Onduidelijkheden afgerond op miljoenen euro’s |
|---|---|---|
Begrotingsoverschrijdingen van de lasten op de programma’s | €7,76 | |
Begrotingsoverschrijdingen van de investeringskredieten | € 3,58 | |
Ten onrechte niet Europees aanbestede contracten | € 1,70 | € 0,65 |
Totaal | € 13,04 | € 0,65 |
Desondanks zijn er toch enkele bevindingen geconstateerd die groter zijn dan de rapportagegrens van €400.000 zoals vastgesteld door de raad. De bevindingen waarbij afwijkingen groter dan €400.000 van toepassing zijn worden hieronder toegelicht.
Rechtmatigheid is één van de kernbegrippen van goed overheidsbestuur. Burgers en bedrijven moeten erop kunnen vertrouwen dat overheden publieke gelden rechtmatig verwerven en besteden. Daarom nemen overheden zelf maatregelen in de organisatie die waarborgen verschaffen en zijn er ook in de regelgeving eisen aan de interne en externe controle op rechtmatigheid opgenomen. De in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de verordeningen van de gemeente Emmen.
Tot en met verslagjaar 2022 werd in de controleverklaring van de accountant expliciet een oordeel gegeven over zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. Door een wetswijziging legt het college vanaf het boekjaar 2023 zelf verantwoording af over rechtmatigheid. Doel hiervan is om het gesprek hierover tussen het college en de raad te bevorderen. De rechtmatigheidsverantwoording betreft dus een verantwoording van het college aan de raad. Hierbij beoordeelt de accountant of de informatie (zoals opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording) getrouw (juist en volledig) is.
Vanaf verslagjaar 2023 geeft de accountant in de controleverklaring derhalve nog uitsluitend een oordeel over de getrouwheid van de gehele jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording maakt onderdeel uit van de jaarrekening. Hierdoor heeft het getrouwheidsoordeel van de accountant ook betrekking op de rechtmatigheidsverantwoording van college. De raad mag er dan ook op vertrouwen dat de accountant toeziet op de juistheid en volledigheid van de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Overigens blijft de accountant met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door ons college wel een oordeel geven over de rechtmatige besteding van de specifieke uitkeringen van het Rijk.
Hierna worden de belangrijkste bevindingen in het kader van het onderzoek naar de rechtmatigheid vastgelegd. Als uitgangspunt dienen hierbij de Kadernota Rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV, het normenkader 2023 en het 'Controleprotocol voor de accountantscontrole en de rechtmatigheidscontrole op de jaarrekening 2023 t/m 2025 van de gemeente Emmen' welke op 21 december 2023 is vastgesteld door de raad.
Naleving rechtmatigheidscriteria inzake de rechtmatigheidsverantwoording
Voor de oordeelsvorming door het college over de rechtmatigheid van het financieel beheer ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording zijn de volgende drie criteria van toepassing:
1. het begrotingscriterium;
2. het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium);
3. het voorwaardencriterium.
Hierna volgt een analyse van de rechtmatigheid over het verslagjaar 2023.
Ad 1) Begrotingscriterium
Het begrotingscriterium is uitgewerkt in de kadernota rechtmatigheid 2023 van de commissie BBV. Begin november 2023 heeft de commissie BBV een aangescherpte definitie gepubliceerd voor begrotingsonrechtmatigheid.
Er is sprake van begrotingsonrechtmatigheid indien:
1.1) Het college bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten van de door de raad vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten op programmaniveau of investeringsbudgetten (kredieten) overschrijdt;
1.2) Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves niet door de raadzijn vastgesteld en;
1.3) Onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot, de begroting niet tijdig met begrotingswijzigingen is aangepast of te laat zijn gemeld aan de raad.
Begrotingsoverschrijdingen
Ad 1.1.) Begrotingsoverschrijding lasten en investeringskredieten
Als blijkt dat de gerealiseerde lasten zoals weergegeven in de jaarrekening hoger zijn dan de geraamde bedragen met inbegrip van de laatste begrotingswijziging, voor zover het de begrotingsoverschrijdingen betreft, is mogelijk sprake van onrechtmatige lasten. De overschrijding kan namelijk in strijd zijn met het budgetrecht van de raad.
Voor de afweging of afwijkingen leiden tot opname in de rechtmatigheidsverantwoording dienen de baten en lasten apart te worden beschouwd en derhalve niet te worden gesaldeerd. Hierbij dient rekening te worden gehouden met het niveau waarop de raad de begroting autoriseert. Dit is binnen de gemeente Emmen op programmaniveau. Het kan hier ook gaan om begrotingsonrechtmatigheden waarbij het college binnen het door de raad uitgezette beleid is gebleven. De beleidskaders voor begrotingsonrechtmatigheden zijn vastgesteld in artikel 7 en 12 van de verordening financieel beleid, beheer en organisatie (art. 212 Gemeentewet) gemeente Emmen 2023.
Begrotingsoverschrijdingen lasten
De totale begrotingsoverschrijding op de lasten bedraagt €7.761.000. Overeenkomstig de vastgestelde rapportagegrens van € 400.000 door de raad zijn hieronder alleen de programma’s opgenomen waarvan de overschrijding groter is dan deze rapportagegrens. Dit betreffen er vier, die lichten wij hieronder nader toe.
Programma | Betreft | Overschrijding | Toelichting |
|---|---|---|---|
1) Inwoners en bestuu r | Burgerzaken & Bestuur | -609 | De overschrijding binnen dit programma bestaat uit meerdere aspecten. Waaronder een verhoging van salarisbedragen van B&W met 3% plus een eenmalige uitkering. Meerwerkkosten van de accountant die hoger uitgevallen zijn en inhuur van een interim griffier i.v.m. ziekte. |
Programma | Betreft | Overschrijding | Toelichting |
3) Veiligheid | Openbare orde en veiligheid | -416 | Bij BERAP II 2023 is een voordeel op loonsom gemeld. Dit gemelde voordeel was te optimistisch waardoor er nu een tekort op loonsom en inhuur is ontstaan. Verder zijn er tekorten op andere kosten gemaakt voor personeel, waarvan de grootsten opleidingen, benodigde ICT licenties en werkkleding zijn. Daarnaast extra kosten door onverwachte asbestverwijdering en extra inhuur van BOA’s in openbare ruimte. Zie voor nadere analyse ook Bijlage C2 – Programma 3. |
9) Sociaal Domein | Totaal | -4.175 | |
Samenkracht en burgerparticipatie | Uitgaven voor de opvang Oekraïne. In 2022 heeft de gemeente als gevolg van de oorlog in Oekraïne de opvang van vluchtelingen opgepakt. Ook in 2023 werden nog steeds vluchtelingen opgevangen. Er is dekking vanuit landelijk budget. Uitgaven voor de transitie van de Weerdingestraat tot opvanglocatie. Al deze uitgaven worden op basis van werkelijke kosten vergoed vanuit het Rijk. De niet bestede ontvangen rijksmiddelen voor de opvang van Oekraïners zijn gestort in de reserve. Er is begroot dat er meer gestort zou worden dan nu gerealiseerd is. Daarnaast extra inhuur team BOS vanwege ziekte. Zie voor nadere analyse ook Bijlage C2 – Programma 9. | ||
Programma | Betreft | Overschrijding | Toelichting |
Arbeidsparticipatie | Het tekort is gedekt uit de ontvangen bijdrage voor Regionaal Meld en Coördinatiecentrum / Voortijdig Schoolverlaters. Hierbij is de beschikking hoger uitgevallen dan begroot. Het resterende tekort wordt grotendeels veroorzaakt door hoger uitvallende indexaties als gevolg van rekenkundige aanpassingen in de verwerking van de dienstverleningsovereenkomst Menso. | ||
Maatwerkvoorzieningen (WMO) | Zoals reed gemeld in de perspectiefbrief van 2022, is het aantal aangevraagde hulpmiddelen aanzienlijk gestegen (inhaalslag Corona). Deze gaan tevens gepaard met verhoogde prijzen voor speciale hulpmiddelen. | ||
Jeugdhulp | Jeugdhulp is verdeeld over 15 taakvelden. Zie programma 9 voor samenvatting resultaat. Op de taakvelden Jeugdhulp begeleiding, Jeugdhulp behandeling en Jeugdhulp behandeling GGZ zonder verblijf. Zie voor nadere analyse ook Bijlage C2 – Programma 9. | ||
Volksgezondheid | Het betreffen overschrijdingen /afwijkingen voor IZA SPUK en Brede SPUK-regeling. | ||
Programma | Betreft | Overschrijding | Toelichting |
10) Bedrijfsvoering en Inkomstenbronnen | Totaal | - 2.561 | |
Onderhoudswerkzaamheden | Er zijn minder onderhoudswerkzaamheden op de huisvestingsgebouwen dan begroot. De meerjarenonderhoudsplannen en de begroting op taakveld niveau sluiten onvoldoende op elkaar aan. Gemeentebreed is er een overschrijding op onderhoudskosten gebouwen. | ||
Overhead | Er zijn er nadelen op kantoorsoftwarekosten en applicatiemanagement. Op het onderdeel loonsom is er sprake van een voordeel. Dit wordt veroorzaakt door het saldo van vacatureruimte, persoonlijke salarisverschillen en medewerkers boven de formatie. Op het onder deel inhuur is er sprake van een nadeel door onder meer vacatureruimte en verzuim van medewerkers is inhuur noodzakelijk geweest. Dat geldt versterkt bij specifieke expertise. Daarnaast een herijking van de tarieven en het doorbelasten van ICT dienstverlening op basis van werkelijke afname. Hierdoor zijn de ontvangen baten van externe partners hoger dan begroot. | ||
Overige baten en lasten | Een bedrag van € 500.000 welke bij de begroting 2023 als stelpost opgenomen is als dekking voor een deel van de knelpunten bedrijfsvoering waarvoor extra formatie toegekend was. |
Overschrijdingen investeringskredieten
In totaal zijn er 27 projecten waarbij een overschrijding van de investeringskredieten van toepassing is. Het totaal saldo aan overschrijdingen bedraagt €3.583.557,- .
Overeenkomstig de vastgestelde rapportagegrens van € 400.000 door de raad zijn hieronder alleen de projecten opgenomen waarvan de overschrijding groter is dan deze rapportagegrens. Dit betreffen er twee, die lichten wij hieronder nader toe.
Project | Overschrijding (x €1.000) | Toelichting |
|---|---|---|
De Slagen | -912 | Tijdens de renovatie is er vanuit gegaan dat een gedeelte van de investering gedekt zou worden vanuit een reserve. Echter deze reserve is daar niet voor bedoelt en daardoor is er een overschrijding op het krediet ontstaan. |
Sporthal | -824 | Bij het beschikbaar stellen van het krediet voor de bouw van de sporthal is rekening gehouden met een volledige compensatie voor BTW via de SPUK-regeling. Het tekort van € 800.000, - op balansdatum wordt hoofdzakelijk veroorzaakt door geboekte kosten inclusief BTW terwijl op dat moment de SPUK bijdragen nog niet volledig waren ontvangen/verwerkt. Inmiddels is de SPUK-bijdrage voor sportaccommodaties tot en met 2022 vastgesteld en zijn alle boekingen verwerkt. Het resterende tekort is ca. € 100.000, -. Dit is deels verklaarbaar door een langere looptijd (half jaar) van het project vanwege de leveringsproblemen van bouwmaterialen (Corona en Oekraïne). Daarnaast hebben we extra kosten gemaakt voor juridische ondersteuning in verband met een verschil van inzicht over verantwoordelijkheid voor de gestegen bouwkosten met de aannemer. Hier zijn we uiteindelijk zonder aanpassing van het contract (meerkosten voor de gemeente) met de aannemer uitgekomen. |
Ad 1.2) Onttrekken of doteren aan bestemmingsreserves
Mutaties in reserves die niet door een voor 31 december van het verslagjaar genomen besluit van de raad zijn gedekt, zijn onrechtmatig en tellen wel mee voor de rechtmatigheidsverantwoording.
In de jaarrekening 2023 zijn op programmaniveau de onttrekkingen aan de reserves niet groter dan begroot. En er is niet meer toegevoegd dan begroot.
Ad 1.3) Onderschrijdingen van lasten of investeringskredieten en/of lagere of hogere baten dan begroot in de begroting
Over- en onderschrijdingen van baten of onderschrijdingen van lasten/investeringen betreffen op zichzelf geen begrotingsonrechtmatigheden, maar het kan wel onrechtmatig zijn als deze afwijkingen niet tijdig in de (bijgestelde) begroting zijn verwerkt (m.a.w. niet tijdig aan de raad zijn gemeld). Het gaat dus om het tijdig melden. Wat tijdig is, wordt bepaald door de interne afspraken tussen het college en de raad over het rapporteren van afwijkingen en het aanpassen van de begroting. Binnen de gemeente Emmen is afgesproken dat het tijdig is als deze afwijkingen bij de jaarrekening worden gemeld en toegelicht door het college.
In de jaarrekening 2023 zijn de onderstaande (begrotings)afwijkingen adequaat toegelicht in de programmaverantwoording. Door deze uitgebreide toelichting van de (begrotings)afwijkingen in de jaarrekening wordt voldaan aan het tijdig melden aan de raad en tellen deze (begrotings)afwijkingen niet mee voor de begrotingsonrechtmatigheden in de rechtmatigheidsverantwoording
Programma | Gerealiseerde lasten lager dan begroting | Gerealiseerde baten lager dan begroting | Gerealiseerde baten hoger dan begroting |
|---|---|---|---|
1) Inwoners en Bestuur | - | - | 422 |
2) Economie en Werkgelegenheid | 1.896 | - | 24 |
3) Veiligheid | - | - | 1 |
4) Onderwijs en Jeugd | 462 | - | 1.216 |
5) Bouwen, Wonen en Milieu | 255 | - | 1.131 |
6) Inkomensondersteuning | 10.077 | - | 230 |
7) Openbare ruimte en verkeer & vervoer | 1.185 | - | 1.448 |
8) Sport en Cultuur | - | 604 | - |
9) Sociaal Domein | - | - | 869 |
10) Bedrijfsvoering en inkomstenbronnen | - | - | 1.928 |
Totaal | 13.875 | 604 | 7.269 |
Ad 2) M&O-criterium
De raad heeft op 21 december 2023 de beleidsnotitie ter voorkoming van Misbruik & Oneigenlijk gebruik 2023-2025 voor de gemeente Emmen vastgesteld.
Het M&O criterium is het criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgeld, - voorzieningen en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen. Regelingen waarbij de informatie van andere partijen bepalend is voor het verlenen en vaststellen van de (hoogte van) voorzieningen, heffingen, belastingen en vergunningen zijn gevoelig voor misbruik en oneigenlijk gebruik.
M&O risico’s | Door ons uitgevoerde werkzaamheden om dit risico te mitigeren | Toelichting |
|---|---|---|
1. Uitkeringen in het kader van de Participatiewet | ||
1.1 Onrechtmatige inkomensoverdracht in het kader van de Participatiewet | 1.1 Werkprogramma's in het kader van de uitkeringen (IOAZ, IOAW, BBZ, PW etc.) | 1.1 Wij hebben een uitgebreide (rechtmatigheidscontrole) uitgevoerd op uitkeringsdossiers die middels steekproefmodel zijn geselecteerd. Hierbij is getoetst of er sprake is van betrouwbare gegevensverstrekking bepalend voor recht, hoogte en duur van de uitkering. |
1.2 Fraude | 1.2 Controles | 1.2. Heronderzoeken en indien nodig onderzoeken door sociale recherche. |
2. Voorzieningen in het kader van WMO en de Jeugdwet | ||
2.1 Onrechtmatige verstrekking van voorziening(en) in het kader van WMO en de Jeugdwet | 2.1 Werkprogramma's in het kader van WMO en de Jeugdwet | 2.1 Wij hebben een uitgebreide (rechtmatigheidscontrole) uitgevoerd op WMO en Jeugdwet dossiers die middels steekproefmodel zijn geselecteerd. Hierbij is getoetst of er sprake is van betrouwbare gegevensverstrekking bepalend voor recht, hoogte en duur van de voorziening. |
2.2 De prestatie is niet geleverd door de zorgaanbieder. | 2.2 Prestatielevering | 2.2 Interne controle (enquête en gesprekken met zorgontvanger) op prestatielevering. |
2.3 Fraude | 2.3 Controles | 2.3 Heronderzoeken en indien nodig onderzoeken door sociale recherche. |
3. Vergunningverlening (en handhaving) | ||
3.1 Onterechte (of te lage) vergunningverlening | 3.1 Werkprogramma omgevingsvergunningen | 3.1 Met de steekproef op omgevingsvergunningen is getoetst of vergunning terecht zijn verleend. 4-ogen principe binnen proces vergunningverlening, ondertekening door gemandateerde. Preventief en voorwaardenscheppend; aanvraag vergunning verloopt via DigiD. Toetsing door bijv. Welstand. Toetsing aan het bestemmingsplan en bouwbesluit. Hoogte van bouwsom wordt getoetst conform landelijke richtlijnen (ROED). |
3.2 Medewerker bouwt zonder vergunning | 3.2 Werkprogramma omgevingsvergunningen | 3.2 Functiescheiding is in de lijn belegd vergunningsaanvragen worden in het bouwplanoverleg toebedeeld. Door handhavingsbeleid wordt het risico op ongeoorloofde bouwwerken gemitigeerd. |
4. Identiteitsbewijzen, reisdocumenten en rijbewijzen | ||
4.1 Onjuiste persoonsdocumenten (identiteitsfraude) | 4.1 Controle(s) op de BRP | 4.1 Middels reguliere, frequente controles op de Basisregistatie Personen stellen wij de juistheid van de persoonsgegevens vast. |
5. Subsidieverstrekking | ||
5.1 Onrechtmatige subsidieverstrekking | 5.1 Werkprogramma subsidieverstrekking en vaststelling. | 5.1 Wij hebben een uitgebreide (rechtmatigheidscontrole) uitgevoerd op subsidie die middels steekproefmodel zijn geselecteerd. Hierbij is getoetst of er sprake is van betrouwbare gegevensverstrekking die voldoen aan voorwaarden en verplichtingen gesteld in de subsidiebeschikking. |
6. Inkoop en aanbestedingen | ||
6.1 Onterechte gunning aan reguliere leveranciers | 6.1 SPEND- analyse | 6.1 Wij hebben een uitgebreide SPEND analyse uitgevoerd voor 2023. Bij de analyses is ook uitgebreid aandacht besteed aan de totstandkoming van overeenkomsten en de gunningsprocedure. |
6.2 Onzorgvuldige gunning bij investeringen (corruptie risico) | 6.2 SPEND-analyse en werkprogramma investeringsfacturen | 6.2 In de goedkeuringsprocedure van inkoopfacturen zijn voldoende maatregelen ingebouwd om dit risico te mitigeren. Een aantal controlepunten in de steekproef inkooplasten ziet expliciet toe op de factuurvereisten en relatie met de afspraken met de leverancier. Daarmee is voldoende vastgesteld dat geen sprake is gebleken van niet bestaande leveranciers/ spookfacturen. |
6.3 Ontvangst van spookfacturen van niet bestaande leveranciers | 6.3 Steekproeven reguliere inkoopfacturen | 6.3 Wij hebben de gunningen en contractuele afspraken bij investeringen onderzocht en daarbij geen onzorgvuldige gunningen geconstateerd. Binnen het aanbestedingsproces zijn voldoende waarborgen ingebouwd die voorkomen dat onzorgvuldig wordt gegund aan aannemers bij investeringen. |
7. Integriteit van relaties | ||
7.1 Niet-integer handelen van medewerkers en bestuurders | 7.1 Integriteitsbeleid en gedragscode | 7.1 Vastgesteld o.a. bij de controle op indiensttreding (Personeel) dat nieuwe medewerkers de gedragscode uitgereikt, tenminste twee keer per jaar een bijeenkomst wordt georganiseerd waar de eed/belofte wordt ondertekend. Vastgesteld dat er een jaarverslag wordt opgesteld met o.a. het aantal gesprekken dat met een vertrouwenspersoon wordt gevoerd. Voldoende aandacht en bewustwording ten aanzien van gedragingen en integer handelen. |
8. Belastinginkomsten | ||
8.1 Belastinginkomsten worden onterecht kwijtgescholden zonder deugdelijke grondslag | 8.1 Werkprogramma Belastingen | 8.1 Bij de uitvoering van onze steekproeven op de diverse opbrengstenstromen (belastingen) nemen wij ook direct de ontvangsten van afnemers mee. Mocht al sprake zijn van kwijtschelding en/of vermindering dan hebben wij vastgesteld dat daar een toereikende onderbouwing aan ten grondslag ligt. |
8.2 Belastingopbrengsten te laag opgelegd door onjuiste gegevensverstrekking | 8.2 Werkprogramma Belastingen | 8.2 Bij de uitvoering van onze steekproeven op bijvoorbeeld toeristenbelasting hebben wij vastgesteld middels een controleverklaring van de accountant dat de gegevensverstrekking juist is. |
9. Personeel (indiensttreding) | ||
9.1 Verloning van niet bestaande medewerker. | 9.1 Werkprogramma Personeel | 9.1 Met de steekproef op de personele lasten zijn een aantal vaste controles uitgevoerd die onder meer de identiteit van de medewerker vaststellen. Daarmee is dit risico middels een steekproef gecontroleerd en heeft dit niet tot afwijkingen geleid. |
9.2 Potentiële werknemer geeft voorafgaand aan de indiensttreding valse informatie op over kwalificaties etc. | 9.2 Werkprogramma Personeel | 9.2 Wij hebben hier geen specifieke werkzaamheden aan verricht, wel is bij de controle op personele lasten een aantal indiensttredingen gecontroleerd waarbij ook naar de (controle op de) aangeleverde informatie is gekeken. Mocht dit risico zich al voordoen dan leidt dat hooguit tot formele rechtmatigheidsafwijking en niet tot een financiële onrechtmatigheid. |
10. Informatiebeveiliging en AVG | ||
10.1 Aanvallen door hackers. | 10.1 Geen specifieke controles | 10.1 Vanuit de interne controle zijn hier geen specifieke werkzaamheden aan verricht. Mitigerende maatregelen zijn onderdeel van de reguliere interne beheersingsmaatregelen van onze ICT organisatie. Wij hebben geen signalen ontvangen dat sprake is van verlies van data door aanvallen van hackers in 2023 |
10.2 Misbruik van data door externen wat kan leiden tot identiteitsfraude. | 10.2 Diverse controles | 10.2 Bij de uitvoering van onze diverse controlewerkzaamheden zoals vastgelegd in de verschillende werkprogramma’s hebben wij geen signalen gekregen dat sprake is van identiteitsfraude |
10.3 Niet naleven AVG bepalingen door derden. | 10.3 Onderdeel van analyse op claims in de NIBORV | 10.3 Bij het opstellen van de Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen en de risicoparagraaf in de jaarrekening is een analyse gemaakt van potentiële claims. Daarmee is ook direct aandacht besteed aan potentiële claims die kunnen ontstaan door het niet naleven van AVG bepalingen. Uit deze werkzaamheden zijn geen M&O fouten gebleken. |
Conclusie:
Op basis van bovenstaande constateren wij dat er geen sprake is van rechtmatigheidsfouten die het gevolg zijn van Misbruik & Oneigenlijk gebruik voor de in de beleidsnotitie benoemde aandachtsgebieden. Daarnaast zijn uit de overige interne controles ook geen afwijkingen gebleken inzake rechtmatigheidsfouten als gevolg van M&O, de uitkomst kan derhalve op nihil worden gezet.
Ad 3) Voorwaardencriterium
Bij de besteding en inning van gelden dient de gemeente Emmen zich aan bepaalde voorwaarden te houden. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de (eigen) regelgeving van de gemeente Emmen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Het kan hier zowel om interne regelgeving (verordeningen etc.) als externe regelgeving gaan. Dit is opgenomen in het normenkader welke jaarlijks wordt geactualiseerd. Voor de rechtmatigheidscontrole zijn met name de gestelde voorwaarden, die betrekking hebben op recht (heeft de ontvanger wel recht op de vergoeding of subsidie?), hoogte (klopt het bedrag, is de berekening juist?) en duur (zijn de juiste termijnen in acht genomen?) van belang.
Een voorbeeld van het niet naleven van het voorwaardencriterium is het ten onrechte niet Europees aanbesteden van een opdracht. Het voorwaardencriterium is verder uitgewerkt in de interne controleprogramma’s. Uit de controle op inkopen is gebleken dat er 15 opdrachten ten onrechte niet Europees aanbesteed zijn (10 onrechtmatig en 5 onduidelijk). Voor het verslagjaar gaat het om een bedrag van € 2.351.184. Overeenkomstig de vastgestelde rapportagegrens van € 400.000 door de raad zijn hieronder alleen de opdrachten (individueel of gelijksoortig) opgenomen waarvan de onrechtmatigheid inzake het niet Europees aanbesteden groter is dan deze rapportagegrens.
Onrechtmatige aanbestedingen
Omschrijving opdracht | Onrechtmatigheid | Toelichting en herstelmaatregelen |
|---|---|---|
Jeugdzorg | 749 | Het betreft een samenwerking tussen de 3 noordelijke provincies m.b.t. inkoop van jeugdzorg. Het onderliggende contract is niet aanwezig en ook is het contract (administratief) niet juist verlengd voor het jaar 2023. In 2024 zullen wij ervoor zorgen dat (via de penvoerder) het contract alsnog op orde wordt gebracht en ondertekent. |
Jeugdzorg (Cliënt Gebonden Overeenkomst) | 501 | Met zorgaanbieders waar geen raamovereenkomst Jeugdhulp is afgesloten, maar toch worden aangewezen om zorg te verlenen, wordt een cliënt gebonden overeenkomst ter vervanging opgesteld. Kenmerkend is dat een overheidsopdracht wordt uitgevoerd op basis van een overeenkomst waarin wederzijdse verplichtingen zijn opgenomen. |
Fraude en integriteit
Fraude en integriteitsschendingen zijn ernstige maatschappelijke problemen, die inwoners, ondernemingen en de overheid financieel fors kunnen benadelen. Ook onze organisatie heeft te maken met fraude- en integriteitsrisico’s die deels wel en deels ook niet voorkomen kunnen worden. Door de fraude- en integriteitsrisico’s (pro-)actief te analyseren maken we weloverwogen keuzes ten aanzien van het voorkomen daarvan.
Wat zijn onze uitgangspunten ten aanzien van fraude- en integriteit(risico’s)
De gemeente Emmen accepteert geen fraude en integriteitsschendingen en voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. We vertrouwen dat onze medewerkers geen fraude en integriteitsschendingen plegen, maar uit zorgvuldigheid wordt de gelegenheid van de medewerkers om fraude en integriteitsschendingen te plegen door middel van diverse interne preventieve, detective, repressieve en correctieve beheersingsmaatregelen zoveel als mogelijk ondervangen.
Bij de inrichting van de organisatie, om processen goed te laten verlopen en risico’s te beheersen, is in eerste instantie sprake van besturen en beheersen dat tot het takenpakket van het college behoort. Maar onder andere door de inwerkingtreding vanaf het boekjaar 2023 van de rechtmatigheidsverantwoording door het college moet nog meer aandacht worden besteed aan het beheersen van de fraude- en integriteitsrisico’s. Hiermee is de verantwoording aan de raad over de frauderisico’s gestructureerd belegd door de gemeente Emmen.
Beleidsnota fraudepreventie en frauderisicoanalyse
De gemeente Emmen is wettelijk verplicht zorg te dragen voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Gemeente Emmen heeft deze (zorg)plicht onder andere vertaald in het jaarplan 2023 verbijzonderde interne controle en in een beleidsnota fraude 2023-2025 inclusief frauderisicoanalyse 2023. In december 2023 heeft het college de beleidsnota fraude2023-2025 inclusief de frauderisicoanalyse voor het boekjaar 2023 vastgesteld. Deze beleidsnota is opgesteld voor bepaalde periode en wordt indien noodzakelijk op basis van nieuwe vormen van fraudegevallen c.q. integriteitsschendingen en actuele ontwikkelingen in onze P&C-cyclus aangepast.
De frauderisicoanalyse wordt jaarlijks geactualiseerd. De frauderisicoanalyse is de uitkomst van een analyse van de belangrijkste frauderisico’s voor de gemeente Emmen. Deze frauderisicoanalyse is opgebouwd uit inschattingen van kans en impact, een inschatting van het overall risico en de aanwezige interne beheersingsmaatregelen.
Ons Integriteitsbeleid
Gemeente Emmen heeft haar integriteitsbeleid vastgelegd in een personeelshandboek. Dat betekent onder meer dat de gemeente Emmen beschikt over een gedragscode voor medewerkers in dienst van de gemeente Emmen. Het doel van de gedragscode is werknemers houvast bieden bij het hanteren van de normen en waarden van de gemeente. De gedragscode maakt duidelijk wat de waarden en normen zijn die de gemeente belangrijk vindt en wat wel en niet toelaatbaar is voor werknemers. Daarnaast leggen de medewerkers de ambtseed of ambtsbelofte af. Alle medewerkers beschikken over een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Medewerkers dienen daarnaast alle nevenactiviteiten te melden die de belangen van de gemeente Emmen mogelijk zouden kunnen raken.
Maatregelen ter voorkoming van fraude
De gemeente Emmen past diverse maatregelen toe ter voorkoming van fraude. Hiertoe zijn procedures opgesteld en is er functiescheiding tussen taken en verantwoordelijkheden waar een risico op fraude is. Die functiescheiding is bijvoorbeeld van toepassing in het treasury- en betalingsproces, maar ook bij het beoordelen van subsidieaanvragen en het toekennen van subsidies. Onderdeel van onze jaarlijkse (verbijzonderde) interne controle is het toetsen van de werking van de beheersingsmaatregelen ter voorkoming van fraude.
Om fraude tegen te gaan zijn binnen de gemeente Emmen diverse hard en soft controls als interne beheersingsmaatregelen ingezet. Hard controls zijn de interne beheersingsmaatregelen inclusief functiescheiding en overige onvervangbare interne controlemaatregelen, zoals het 4-ogen principe. Deze maatregelen worden genomen om gewenst en ongewenst gedrag direct of indirect af te dwingen.
Soft controls zijn maatregelen om het gedrag van medewerkers en culturele aspecten binnen organisaties te sturen. Het zijn beheersmaatregelen die invloed hebben op de motivatie, loyaliteit, integriteit, inspiratie en normen en waarden van medewerkers. Bij soft controls ligt de nadruk op het creëren van een motiverende en stimulerende omgeving. In de veronderstelling dat daarmee de persoonlijke doelstellingen in het verlengde van de organisatiedoelstellingen komen te liggen en de werknemer daarmee altijd handelt in belang van de organisatie. Voorbeelden hiervan zijn: tone at the top, onze gedragscode, integriteitsregeling, een vertrouwenspersoon, regeling voor klokkenluiders, beleidsregeling met betrekking tot ongewenst gedrag en het periodiek (minimaal 1 keer per jaar) agenderen van de frauderisicoanalyse etc.
Hoe gaan we om met (vermoedens van) fraude en integriteitsschendingen
De medewerkers kunnen bij vermoedens van fraude, corruptie of overige integriteit gerelateerde zaken terecht bij hun leidinggevende of een vertrouwenspersoon. De gemeente Emmen maakte in 2023 gebruik van onafhankelijke vertrouwenspersonen van de gemeente Emmen en gemeente Borger-Odoorn. We streven met elkaar naar een cultuur waarin mogelijke fraude bespreekbaar is.
Meldingen over (vermoedens van) fraude- en integriteitsschendingen in 2023
In 2023 hebben er enkele gesprekken plaatsgevonden met de vertrouwenspersonen. In 2023 zijn door de vertrouwenspersonen in totaal 23 gesprekken gevoerd met 15 personen. Aanleiding voor deze gesprekken waren arbeidsconflicten, conflicten tussen collega's, ongewenst gedrag en uitingen van zorg.
Verder zijn in 2023 een viertal officiële meldingen gedaan bij de integriteitscoördinator die hebben geleid tot integriteitsonderzoeken. Het betrof meldingen over mogelijke integriteitsschendingen (gedrag, oneigenlijk gebruik van gegevens en diefstal). Drie van de vier meldingen zijn in 2023 afgerond, één onderzoek loopt nog. Op basis van de uitkomsten van de integriteitsonderzoeken zijn passende maatregelen getroffen.
Voor verdere definiëring verwijzen wij u naar het jaarverslag integriteit en ongewenste omgangsvormen.